ERP要想成功,就必须是一把手工程。所有失败的案例,尽管理由纷纭,但是都有共同的一条:"得不到一把手的支持"。这是国内外实践中得出的一致结论,而且不断在反复强调,但时至今日,对这个问题还存在各种不同的理解,没有得到足够的重视。
有文章把一把手工程说成是"人治",显然是一种极大的误解。还有文章提出要把一把手工程改为"全员工程";不错,成功实施ERP的确需要有群众基础,但不能"群龙无首"。希望本文能够解开各种错误认识的疙瘩。
"一把手工程"是一个本土化的形象提法,强调了企业一把手的责任和作用。英文的原意是"管理高层承诺(top management commITment),指的是"管理高层团队"对项目的倡导和责任,指的是一个班子,并不是某个人。
实施ERP项目不仅需要有企业高管的倡导,更需要部门主管坚定推行,中级管理层的作用和影响同样不容忽视。因此,"一把手工程"又有"各级一把手"的含义。广义讲,"一把手工程"包括了所有的高中层管理干部,也就是企业的各级管理团队。在领悟"一把手工程"的实质内涵时,还要看到其中的主次关系。
举一个实例,一个集团有几家下属公司用了相同的ERP产品,集团对产品中的财务子系统做了二次开发,使之既符合信息集成原则,又适应企业的特点。即使这样,一家子公司的财务部门主管,还是找各种理由,迟迟不执行。这时一把手出面了,对这位中层主管说:"我想知道,究竟是软件不好用,还是你不会用;如果你不会用,我可以请一位会用的主管来"。一句话,问题就轻而易举地及时解决了。
这个例子说明,尽管有"各级一把手"的含义,但是对推动ERP项目起决定性作用的,还是企业一把手。个别部门执行不力又往往同分管这个部门的高管有关,因此,ERP立项必须在管理高层统一认识的基础上做出决策。
要受益先得付出
ERP是一个跨部门的信息化管理系统,不是单项应用,只有一把手才能协调指挥得动。这同要一把手关注计划生育、爱国卫生运动等性质完全不同。实施ERP总的目的是提升企业竞争力,最大的受益者必然是一把手。要受益就必须付出,承担责任。
怎样才算做到"一把手工程",也是众说纷纭。管理高层往往以为自己能够做到"大会动员,要钱给钱,要人给人,经常检查督促"就算是支持了,这是非常不全面的。让我们进一步讨论。
2.1 受益者
许多实施ERP的企业,一把手一般都有一个朦胧的初衷就是为了梳理和规范企业业务流程、对企业的运营进行有效的管控。这个念头本身就是一把手想从实施ERP项目中受益。
一把手是最大的受益者可从以下方面具体说明。
1) 企业面对的是严峻的国际竞争,是大量用先进管理思想和信息化武装的竞争对手,如果企业用"小米加步枪"去应战,结局可想而知。一把手不能没有这种危机感。
2) ERP支持企业经营战略的实现,是为企业经营战略服务的。企业信息化规划要依据由企业管理高层制订的企业经营战略,实现经营战略措施又需要信息技术支持。管理业务同信息技术接轨,是信息化管理的重中之重,是CEO和CIO取得共识的基础。
3) 一些基层谁都清楚的事,有时管理高层却并不知情。对一把手"信息不对称",使一把手犹如蒙在鼓里的"孤家寡人"。ERP通过流程信息可视化映射企业运作,消除一把手无法全面掌控企业的"孤立"状态。
4) 一把手经常要对企业的运营和发展作出重大决策,决策需要精确的数据作为依据,手工管理情况下,不同时间源出多头的数据使一把手不知所从。而一个基于信息集成的ERP系统,可以保证数据来源的惟一性和精确性,满足决策的要求。有精确的数字为依据,一把手心中有数,必然减少决策失误,
实施ERP提高了企业的竞争力和效益,直接体现一把手的业绩,不言而喻,最大的受益者正是一把手。
2.2 责任人
但是所有的益处都不是轻易得来的,要享受好处就得负起责任,体现责权利的统一。
1) 信息化管理不同于手工管理的管理模式,涉及到观念更新和深化改革,消除老总的"信息孤立"状态会涉及到多个部门之间的协调和"权力和利益"再分配;只能由一把手出面拍板。为了应对瞬息万变的环境,企业组织机构必须起到"快速响应部队"的作用,消除重叠臃肿的组织机构也只有一把手出面才能解决。
2) 实施ERP是在做一件"前人从来没有做过的事",当信息成为权力和财富的象征时,信息化的阻力是不可避免的。长年沿袭的工作习惯、思想方法和作风;由于流程变革带来的机构调整和人员安排,部门或岗位利益冲突,信息共享后一些员工的"信息拥有权威"地位受到削弱等,都会带来阻力。
对待阻力只有去克服和排除,不能回避。实现信息化管理不可避免要进行一系列的改革,改革的目的是为了企业可持续发展,如果没有改革的决心,信息化是搞不好的。一些阻力会同中层管理有关,只有企业的一把手发话才能推动。所以说,"一把手工程"最主要的责任就是推动改革。
3) 推行ERP需要调动员工积极性;建立科学合理的激励机制和业绩考核制度,制订各种新的业务规则;实施ERP一般要成立一个领导小组,都需要一把手指导。
实施ERP最大的受益者是一把手,要受益,就得负起责任,成为实施ERP成败的第一责任人。要负责,又必须首先是"明白人",对ERP的原理、思想理念、实施方法、风险阻力以及对策,都要十分清楚。因此,ERP培训必须首先针对企业高中管理层。
3 一把手工程的标志
要成为受益者和责任人,一把手必须是明白人,才能负起责任。不仅如此,还必须自己亲自使用ERP系统,才能充分受益,并推动企业管理和信息化不断深化应用。
3.1 明白人
一把手是否为是"明白人",其标志就是看是否关注以下6项主要工作:
1)根据企业经营战略和企业长远发展提出信息化目标,指导企业的信息化建设;
2)关注信息化培训,建设用现代管理思想武装的、不同层次的复合型人才队伍;
3)合理调配各种资源,任命能完成重任的项目经理和项目组成员;
4)关注ERP选型和实施应用,审批项目投资及项目组的阶段报告,掌控项目进展和目标方向;
5)面对各种冲突、争执和矛盾,能从企业战略发展高度,判别是非,坚持原则,及时妥善处理;
6)坚持追求卓越、进取不懈,指明企业深化改革的方向和远景。
3.2 自己用
ERP系统不同于TQM(全面质量管理)或CAD/CAPP等单项应用,它是覆盖企业业务全流程的信息化管理系统,提供高管们时刻在关心的信息。
1)企业的高管每天要看的日报上面所有信息,都包含在ERP系统中。不少成功应用ERP的企业,高管上班第一件事就是打开电脑,查询自己关心的信息。因此"自己用"是理所当然的事。
2)ERP提供的信息是动态的,可以随时掌握企业当前的运营情况。ERP还可以提供各种分析信息,用各种形式的图表显示,是手工管理难以做到的。
3)一把手要想实时掌控企业的运营状况,不但会用ERP各种查询系统提供的信息,还必须了解信息所经历的过程,不受"蒙骗"。
北京密云北一大偎公司的ERP项目经理赵红霞(原北京一机床财务总监)在实施ERP项目后说过一段深有体会的话:"过去,我看到的是各方面报来的结果,我说不清数据的可靠性;现在,我看到的是产生结果的过程,我可以判断其真实性。"
4)有了ERP系统,一把手走遍天涯海角,带上笔记本电脑,只要有上网的地方,随时都可以实时掌握企业运营的详细情况,有问题及时指导纠偏,有机遇决不轻易放过。不再使用效率低下的打长途听汇报的落后办法,何乐而不为。
所以说"自己用"--应用信息化手段管控企业运营,是一把手的本分。
一把手只有是"明白人",才能明辨是非、正确指导,坚持改革,积极推动,成为ERP项目成败的责任者。只有"自己用",ERP项目的效益才能充分发挥,并不断提出更高的新需求,促使企业信息化不断发展,体现职业经理人的业绩,成为ERP项目最大的受益者。
判断实施ERP的企业是不是真正实现了一把手工程,一个突出标志就是实施过程的执行力度。项目能不能顺利推进,遇到阻力能不能及时排除,都靠执行力度。如果一个企业的ERP项目拖了三五年还不见成效,肯定不是"一把手工程"。众所周知的"不换脑筋,就换岗位",已经是众多成功实施ERP项目的一条经典做法;遗憾的是并非所有实施ERP企业的"一把手"都能有这样的决心和魄力。
4破解实现一把手工程的怪圈
在推行ERP的过程中,最尴尬的局面就是遇到一些企业的管理高层对信息化处在"一知半解"但又抱有一定成见的状况,而且很难改变。个别人有一种"似懂非懂,又自以为很懂"心态,夸夸其谈,自以为是,即使理解偏了,也很难更正。越是事业上有些成就的高管,就越容易出现这种现象,成为推行ERP系统的严重障碍。在客观环境条件好时"效益掩盖一切",没有居安思危的意识,不愿意在管理基础工作上苦练内功,遇到危机,长期被掩盖的问题全都暴露出来,以致措手不及。
在许多企业里经常有这样一种"怪圈":企业管理混乱,管理高层为了处理日常工作中的矛盾和冲突,成天陷在文山会海里,加上外部一些非得亲自出面的活动,疲于奔命。上级机关或培训机构举办的一些培训班,抽不出身无法参加。由于没有机会接受信息化培训,对信息化的意义和必要性不理解,听到一些消极负面的传闻,更是顾虑重重,裹足不前。于是,管理混乱依旧,陷在文件和会议的沼泽中不能自拔。如此周而复始,始终与信息化管理无缘。